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Musikverein Ebenweiler

- Gemäß Vorstandsbeschluss vom 01.04.2019-

 

  • 1 Zweck der Datenschutzordnung

 (1) Die Datenschutzordnung dient der Reglementierung von Vorgängen und Zuständigkeiten zur Erfüllung der Vorgaben der Richtlinien der EU-weiten Datenschutz Grundverordnung (DC-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

 (2) Die Datenschutzordnung dient der detaillierten Darstellung, welche personenbezogene Daten durch den Musikverein Ebenweiler erhoben werden, wie diese bearbeitet und gespeichert werden, wofür und in welchen Fällen sowie unter welchen Voraussetzungen die erhobenen Daten verwendet und herausgegeben werden und wann die Daten gesperrt, archiviert oder gelöscht werden.

 (3) Die Datenschutzordnung dient dem Mitglied zudem zur Information, inwieweit personenbezogene Daten sowie Multimediadaten (Bilder, Tonaufnahmen, Videoaufnahmen) durch den Verein veröffentlicht werden und wie das Mitglied dem widersprechen kann sowie an welche Stelle des Vereins ein besonderes schutzwürdiges Interesse eines Mitglieds gemeldet werden kann.

 

  • 2 Beschlussfassung

 (1) Über die Datenschutzordnung und die darin festgelegten Regelungen beschließt der Vorstand des Musikverein Ebenweiler.

 (2) Die Regelungen sind so zu treffen, dass diese den Vorgaben des BDSG entsprechen.

 

  • 3 EDV-Beauftragter

 (1) Seitens des Vorstands ist ein EDV-Beauftragter zu bestimmen. Dieser verantwortet die Erhebung, Speicherung und Herausgabe der personenbezogenen Daten. Zudem übermittelt der EDV-Beauftragte die Mitgliederdaten gemäß Satzung an den Dachverband, den Blasmusik-Kreisverband Ravensburg des Blasmusikverbands Baden-Württemberg.

 (2) Der EDV-Beauftragte kann in seiner Tätigkeit durch den/die Vorsitzenden, den Schriftführer, den Kassier sowie bis zu drei weitere Personen bei der Bearbeitung und Verwaltung der Daten unterstützt und vertreten werden. Auch diese Personen sind durch den Vorstand zu bestimmen und zu belehren, damit die personenbezogenen Daten vor der unbefugten Kenntnis Dritter geschützt sind.

(3) Der EDV-Beauftragte ist nicht der Datenschutzbeauftragte des Vereins. Er soll dennoch dem Vorstand berichten, sofern seiner Ansicht nach Korrekturen oder Überarbeitungen der Regelungen bezüglich des Datenschutzes im Verein erforderlich sind oder ihm unsachgemäßer Umgang mit personenbezogenen Daten bekannt wird.

 

  • 4 EDV-System zur Datenspeicherung und -bearbeitung

 (1) Zur Speicherung und Bearbeitung der Daten verwendet der Verein das seitens des Blasmusikverbands Baden-Württemberg empfohlene EDV-Programm „ComMusic“. Es handelt sich hierbei um ein serverbasiertes Programm, das durch Passwort vor dem Zugriff durch unberechtigte Dritte geschützt ist.

 (2) „ComMusic“ ermöglicht zudem die sichere Übermittlung personenbezogener Daten an den Blasmusik-Kreisverband Ravensburg, wie dies in der Satzung festgelegt ist.

 (3) Details zum Programm können auf der Homepage des Herstellers eingesehen werden, aktuelle URL: www.commusic.de.

 

  • 5 Datenerfassung Mitglieder

 (1) Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Namen, Adresse, Geburtsdatum und Bankverbindung auf. Dies erfolgt über den Mitgliedsantrag, das Anmeldeformular zur Teilnahme an der Bläserklasse bzw. einem Ausbildungsvertrag. Diese Informationen, sowie gegebenenfalls das gespielte Instrument, werden in dem EDV-System durch den EDV-Beauftragten oder dessen Unterstützer gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet.

 (2) Über die Formulare können zudem die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer freiwillig angegeben werden, die auch im EDV-System erfasst werden. Diese werden vom Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Über die Formulare kann zudem das Hochzeitsdatum freiwillig angegeben werden. Dieses dient ausschließlich der Möglichkeit, den Mitgliedern zu Hochzeitsjubiläen gemäß Vereins-Ehrungsordnung das Spielen eines Ständchens durch die aktiven Musiker des Vereins anzubieten.

 

  • 6 Datenspeicherung und Datenverarbeitung

 (1) Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. So sind Vereinsdaten in privaten Rechnern durch Passwort zu schützen. Die Daten im EDV- System des Vereins sind ebenso durch Passwort und Zugangsberechtigungen zu den verschiedenen Erfassungsbereichen geschützt.

 (2) Die Daten werden durch den EDV-Beauftragten sowie die ihn unterstützenden Personen gemäß dieser Datenschutzordnung erfasst, gespeichert und für den Vereinszweck verarbeitet.

 

  • 7 Herausgabe und Veröffentlichung personenbezogener Daten

 (1) Als Mitglied des Blasmusikverbands Baden-Württemberg ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den Verband zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Geburtsdatum, Instrument, Adresse und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail sofern angegeben); bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitglieder) zusätzlich die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein.

 (2) Um den Verein gegen Haftungsansprüche seiner Mitglieder sowie Dritter zu schützen, kann der Verein auf Beschluss des Vorstands Versicherungen (z.B. Veranstalterhaftpflicht-, Unfall-, Vermögensschadenhaftpflichtversicherung) abschließen. Hierfür kann eine Meldung der Mitgliederdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift) an den Versicherer erforderlich sein.

 (3) Die Gemeindeverwaltung verlangt Mitgliederdaten zur Vereinsförderung
zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Genuss der Vereinsförderung) ist der Verein grundsätzlich berechtigt Listen für Kontrollzwecke, mit Namen und Alter der Mitglieder, der Gemeindeverwaltung zukommen zulassen

 (4) Der Verein informiert die Tagespresse, wie beispielweise das örtliche Mitteilungsblatt/Amtsblatt der Gemeinde und die Schwäbische Zeitung ebenso Fachzeitschriften wie die forte des Blasmusikverbands Baden-Württemberg über Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse. Neben personenbezogener Daten wie Name, etwaiger Funktionen (z.B. Vorstandsmitglied) und Vereins- oder Verbandszugehörigkeit, können hierzu Bilder weitergegeben und veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand in Schriftform einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Der Verein benachrichtigt in diesem Fall den Blasmusik-Kreisverband Ravensburg von dem Widerspruch des Mitglieds.

 (5) Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten über vereinsinterne E-Mail-Verteiler, die Vereinszeitschrift und/oder Mitgliederbriefen, sowie mündlich bei diversen öffentlichen Veranstaltungen bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten und Bilder veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand in Schriftform einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung über E-Mail- Verteiler und/oder die Vereinszeitschrift und/oder Mitgliederbriefe, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wertungsspielen.

 (6) Der Verein informiert über besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten und Konzerten am schwarzen Brett (Infotafel im und am Vereinsheim), auf der Internetseite und Social-Media-Angeboten des Vereins. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten und Bilder veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand in Schriftform einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung auf der Internetseite und den Social-Media-Angeboten des Vereins, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wertungsspielen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Internetseite des Vereins entfernt.

 (7) Der Verein bewirbt seine Jugendarbeit und Instrumentalausbildung über Flyer, Faltblätter, Info-Broschüren, die Homepage sowie Plakate und Präsentationen in der städtischen Musikschule und den örtlichen Schulen. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten und insbesondere Bilder der Jugendmitglieder veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand in Schriftform einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

 (8) Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die personenbezogenen Daten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden und die Daten vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Um Funktionären eine satzungsgemäße Verwendung der Mitgliederdaten zu ermöglichen, kann zudem ein passwortgeschützter Zugang zur Datenverwaltungsprogramm ComMusic mit funktionsbezogenen Berechtigungen eingerichtet werden. Auch hierfür ist eine schriftliche Versicherung durch den Nutzer erforderlich, dass die Daten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden und die Daten vor dem Zugriff Dritter geschützt werden.

 (9) Stimmen Musiker oder Erziehungsberechtigte von Nachwuchsmusikern der Veröffentlichung ihrer Namen und Kommunikationsdaten im Internet zu, so können diese passwortgeschützt im internen Bereich der Homepage des Vereins zum Abruf für andere aktive Mitglieder bereitgestellt werden. Zudem werden im Falle einer Zustimmung die E-Mail-Adressen und ggf. Telefonnummern verwendet, um Musiker und/oder deren Erziehungsberechtigte über Termine, Terminänderungen und Neuigkeiten den Verein und das jeweilige Orchester betreffend zu informieren. Hierzu werden die E-Mail-Adressen und Namen in einem E-Mail-Programm gespeichert und einer Verteilerliste hinzugefügt.

Stimmt das einzelne Mitglied dieser Veröffentlichung und Verwendung der Daten nicht zu, so ist eine Information und Kommunikation auf diesem Wege nicht möglich. Einer Einwilligung zur Veröffentlichung der Daten kann jederzeit gegenüber dem Vorstand in Schriftform widersprochen werden.

 

  • 8 Kommunikation mit Messenger Diensten

 (1) Zur Kommunikation der Vereinsmitglieder untereinander sind nur Datenschutzkonforme Messenger Dienste zugelassen (Threema, SIMSME). Sowie ein Vereinsmitglied nicht Datenschutzkonforme Messenger Dienste (wie WhatsApp) auf demselben Smartphone nutzt, darf keinesfalls mit diesen Messenger Diensten kommuniziert werden, dann auch nicht mehr mit datenschutzkonformen.

 

  • 9 Veröffentlichung personenbezogener Daten von Amtsträgern und

Vorstandsmitgliedern

 (1) Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) derjenigen Personen, die im Verein ein Amt bekleiden (z.B. Instrumentenwart, Kassier, Vorsitzender, Jugendleiter) und/oder dem Vereinsvorstand angehören, werden auf der Internetseite und den Social-Media-Angeboten des Vereins, in Info-Mails sowie in entsprechenden Aushängen, Berichten und Informationsblätter des Vereins angegeben und somit veröffentlicht.

Auf Wunsch erhält der Amtsinhaber/die Ansprechperson eine Vereins-E-Mail- Adresse, so dass die private E-Mail-Adresse zu diesem Zweck nicht veröffentlicht wird.

 (2) Beim Vereinsvorsitzenden und dessen Stellvertretern wird zudem die Anschrift entsprechenden Behörden (z.B. Stadtverwaltung, Finanzamt, Amtsgericht) mitgeteilt. Wenn aus gesetzlichen oder bankrechtlichen Gründen erforderlich, erfolgt dies auch für den Kassier des Vereins.

 

  • 10 Archivieren und Löschen personenbezogener Daten

 (1) Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds archiviert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffend, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Anschließend werden die Daten gelöscht.

 

  • 11 Auskunft zu personenbezogener Daten und Meldung eines besonderen schutzwürdigen Interesses

 (1) Mitglieder können auf Antrag jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person erfassten personenbezogenen Daten erhalten. Der Antrag ist schriftlich an den Vorsitzenden zu richten.

 (2) Ändern sich personenbezogene Daten von Mitgliedern (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung), sind die Änderungen dem EDV-Beauftragten oder dem Vorsitzenden schriftlich mitzuteilen. Bereits getätigte Einwilligungen zur Veröffentlichung und Verwendung von Daten bleiben hiervon unberührt, es werden lediglich die Daten aktualisiert.

 (3) Liegt bei einem Mitglied ein besonderes schutzwürdiges Interesse vor, so ist dies dem Vorstand schriftlich mitzuteilen, damit dies berücksichtigt werden kann.

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